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Al llegar la noche y hacer balance vemos que no hemos hecho ni la mitad de lo que pretendíamos. ¿Tiene solución? ¿Podemos aprender a gestionar las 24 horas? Estas directrices te ayudarán a fomentar la productividad.

GESTIÓN DE OBJETIVOS

1-1-1 para ver la productividad diaria

Un objetivo al día, uno a la semana y uno al mes. No tiene que ser algo muy difícil. De este modo, al finalizar el día no encontraremos una lista interminable sin realizar, sino un solo ítem conseguido. Así pues, cuando analicemos la semana y el mes, llevaremos a cabo metas a corto, medio y largo plazo, divididas en submetas, minimizando la ansiedad y la frustración al verlas incumplidas.

Lista de tareas y pasar a la productividad escrita

Aun cuando poseas una memoria prodigiosa, la carga mental que supone recordar cada una de las actividades que realizar pasa factura. La lista de tareas aligerará esa carga al escribirlas y poder dejarlas en el olvido hasta la revisión.

Cuadrante de Eisenhower: mayor productividad en cuatro espacios

Eisenhower divide las tareas en dos ejes: urgente e importante.

  • Urgente e importante: ha de realizarse a la mayor brevedad posible.
  • No urgente e importante: no debemos olvidarla, sino agendarla.
  • Urgente y no importante: conviene llevarla a cabo cuando antes para que no interfiera con las demás.
  • No urgente y no importante: puede procrastinarse o descartarse.

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GESTIÓN DEL ESPACIO

Un entorno ordenado favorece una mente en calma. Puedes comprobarlo cuando estés estresado. Mira a tu alrededor y comprueba si hay desorden. Ordenar el exterior te ayudará a hacerlo internamente. Además, cuanto más simplifiques tus pertenencias, antes acabarás.

GESTIÓN DEL TIEMPO

El calendario y la agenda son dos grandes aliados de la productividad. Respecto al primero, estamos acostumbrados a ver los días en la pared o en el escritorio. Apuntar fechas importantes nos ayudará a tenerlas en cuenta de un vistazo cada vez que alcemos la vista.

En cuanto a la agenda, es un hábito cada vez más presente en los centros escolares. En ella podemos anotarlo absolutamente todo con muchos meses de adelanto. Esto supondrá una mayor organización y tranquilidad en el día a día, sabiendo que no se nos olvida nada. Eso sí, cuando adquiramos el hábito de anotar.

El calendario y la agenda son dos grandes aliados de la productividad

PRODUCTIVIDAD: TRABAJO, DESCANSO Y OCIO

Principio de Pareto (80/20)

El principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20, fue acuñado por Joseph M. Juran en honor a Vilfredo Pareto, quien en 1906 evidenció que el 80% de la propiedad italiana pertenecía al 20% de su población. Es un principio económico aplicable a la vida cotidiana, de tal forma que el 20% del esfuerzo nos proporcionará el 80% de los resultados favorables, ya sea respecto al trabajo, las relaciones sociales, el estudio o los bienes materiales.

Técnica Pomodoro

Creada por Francesco Cirillo a finales de los 80 del siglo pasado, esta técnica se basa en que la atención sostenida máxima es de 25 minutos y en la importancia del descanso. Así pues, el tiempo se divide en 4 periodos, cada uno de 25 minutos con descansos de 5 (25/5, 25/5, 25/5) y 15 minutos de descanso tras el cuarto.

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Regla 52/17

Esta regla proviene de un estudio del Grupo Draugiem en 2014. Buscando lo que hacía al 10% de sus trabajadores más productivos, los comparó con el resto, concluyendo que los primeros trabajaban 52 minutos y descansaban 17; menos que sus compañeros. Se basa, pues, en periodos cortos de trabajo y descansos continuados, aunque con proporciones diferentes a las de Pomodoro.

Técnica Flowtime

Del inglés “flow” (flujo) y “time” (tiempo), el Flowtime es una técnica implantada por Dionatan Moura en 2008 en el que el tiempo de trabajo depende de la duración de la concentración. Así, cuando la capacidad y energía están en su punto álgido, la productividad es la mayor posible. El tiempo de trabajo oscila entre 10 y 90 minutos, sumando tiempo extra del 20% al 80% si aún se mantiene el foco de atención.

Cuando el foco deje de ser productivo, es decir, cuando llegue el cansancio, es el turno del descanso. El mismo corresponde del 10% al 50% del tiempo total de trabajo o flujo, siendo más largo a mayor cansancio.

La técnica también hace uso de una alarma externa o un temporizador, aunque su función no es terminar con el flujo de trabajo, sino tomar conciencia del estado del mismo para hacer o no la pausa, evitando dejar actividades a medias cuando se mantiene la productividad.

Estos son algunos de los sistemas que nos ayudarán a planificar tanto las tareas como los descansos, los grandes olvidados y tan importantes para alcanzar nuestros objetivos. Vaciar en una hoja o en una aplicación todo lo que nos espera por hacer traerá consigo menos estrés y un mayor disfrute del día a día. No se pierde nada por probarlas hasta que demos con la que mejor se adecúe a nosotros o, incluso, podemos adaptarlas. Controlar nuestro tiempo ya no es una utopía.

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